1、准备工作

(1)熟悉科技档案整理规范标准

熟悉《科学技术档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《科学技术研究课题档案管理规范》《技术制图—复制图的折叠方法》等。

(2)了解被指导单位的职能与内部机构组成

了解被指导单位的职能与内部机构组成，以便于指导其对应归档的科技文件材料收集齐全、科技档案保管期限的划定以及科技档案整理的分类等。

(3)了解被指导单位的有关科技档案整理规范标准

如果被指导单位的系统有科技档案整理规范标准，应该熟悉，如《中国地震局科技档案管理办法》《水利科学技术档案管理规定》等。

还应该了解被指导单位是否制定了本单位的科技档案整理规范标准；如果有，应该了解并按照其进行指导。

2、查看科技档案整理重点容易出现的问题与整改建议

查看科技档案整理重点容易出现的问题可以通过查看科技档案的《案卷目录》《卷内目录》和档案实体，很容易地找出来。

(1)查看《案卷目录》和《卷内目录》

①科技档案收集的问题。

通过查看《案卷目录》《卷内目录》，可以很容易地看出都归档了哪些科技档案材料。

科技档案具有成套性的特点，一般某类科技档案都有大致相同的组成部分，如科研类档案由课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报，推广应用等部分组成；产品类档案由产品设计、工艺、工装、制造、定型工作程序等部分组成；建设项目类档案由项目前期、项目设计、项目施工、项目监理，项目竣工验收等部分组成；设备仪器类档案由设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等部分组成。

注意查看的重点是看各类科技档案有没有缺组成部分，比较容易缺的部分是前面的部分。

如科研类档案中的可行性研究立项部分，由于种种原因立项拖的时间很长，造成这部分的档案收集不全或收集不到。

因此，要特别关注与科研项目关系密切的前期管理性文件，如申请立项的报告与批复、列入年度计划的请示与批复等，原件原则上应当归入科技档案整理。

原已放人文书档案中整理的不再拆卷,但在科研档案分类目录中，要将这部分文件材料名称注上，以便检索。还有容易缺的部分是立档单位自身不易控制的档案部分，如建设项目类档案中的项目施工、项目监理部分，由于施工方、监理方的原因，也容易造成这部分的档案收集不全或收集不到。

这些问题是很容易从目录中看出来的。如果再细一点，还可以对照被指导单位制定的《科技档案归档范围和保管期限表》中的归档范围来查看目录，那样可以更多地发现收集不齐全的问题。

对于科技档案收集的问题，一般给出的建议：

一是对照被指导单位制定的《科技档案归档范围和保管期限表》中的归档范围重新收集，尤其是对那些容易漏掉或不容易收集齐全的部分的收集;

二是将重新收集来的科技档案材料进行归档整理。

②科技档案分类的问题。

对照被指导单位的科技档案分类方案，从目录上就可以看出有没有分类的问题。科技档案分类原则：

一是要符合科技档案形成和形成单位科技活动的性质和特点，对不同种类的科技档案采取不同的分类方法；

二是一个单位和一个专业系统同一科技档案的分类标准应该一致；

三是分类的层次要简明，不宜过多过繁；

四是分类应力求按专业系统实现标准化。

对于科技档案分类的问题，一般给出的建议：

一是按照规范要求分类准确并保持分类的相对稳定；

二是对错误的科技档案分类进行整改。

③科技档案编目的问题。

常见的编目问题有以下几种情况：

◎责任者填写过于简单、不规范。

尽管按照规定要求责任者可以填写规范通用的简称，不能使用“本公司”、“本单位”等含义不明、难于判断的简称，但是仍然有不少单位出现这样的问题，使用这些不规范通用的简称。

还有的责任者不是填写不明确就是不全。对于责任者一般应该填写直接编制的单位名称并且以印章为准：

a.合同协议书等应写双方或多方。

b. 设计图责任者应为设计单位。

c.施工图责任者一般应为设计单位。

d.竣工图责任者一般应为施工单位。

e. 质量评定表的责任者应为质量监督部门。

f. 领导讲话、科研项目、论文、讲义等均可填写个人。

◎文号省略或部分省略。

文号一般由单位代字、年度、顺序号三部分组成。

尽管按照规定要求填写文号要照实抄录，不能省略，但是仍然有不少单位出现这样的问题，有的是将文号三部分全部省略，有的省略代字，有的省略代字和年度。

◎题名部分省略。

尽管按照规定要求题名应填写科技文件全称照实抄录，但是仍然有不少单位出现部分省略的现象，而以省略责任者的居多。

对于科技档案编目的问题，一般给出的建议：

一是按照规范要求填写责任者、文号和题名；

二是改正错误的写法。

(2)查看档案实体

对于查看档案实体，如果时间允许，最好的方法是一卷一卷地看，一页一页地看。如果时间不允许，也应该采用等距抽样查看。

①科技档案装订的问题。

常见的装订问题有以下情况：

◎漏除金属物。去除金属物是科技档案装订的第一道工序，但还是有漏除金属物的。

◎科技档案装订的次序问题。按照规范标准要求卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。

管理性文件一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。但还是有将其次序颠倒的。

对于科技档案装订的问题，给出的建议：对归档的科技文件材料全部检查一遍，不能有遗漏，必须去除金属物，将颠倒次序的改正过来。

②科技档案缺页缺项的问题。

由于有些科技档案是立档单位自身不易控制的，如建设项目类档案中的项目施工、项目监理部分，由于施工方、监理方的原因，很容易造成这部分的档案缺项。有的虽然施工方、监理方交了，但施工方、监理方不认真造成缺页。

对于归档科技档案缺页缺项的问题，给出的建议：对归档的科技档案材料全部检查一遍，并重新收集，将缺页缺项的归档科技档案补齐。

③卷内备考表的填写问题。

卷内备考表的主要问题是漏填或漏填项目。如有的只填写立卷人，其他的内容就都省略或漏填了。

对于卷内备考表的填写问题，给出的建议：

对科技档案的卷内备考表全部检查一遍，不能有遗漏，将漏填项目补齐。