上次，说到2022年度的档案还是要正常进行整理，
根据往常的经验，
列出了档案整理的步骤，
原以为看过这些内容，就会明白，
档案整理具体怎么操作，
但上个星期，
开展了一次新档案员培训，
讲解的时候发现
理解档案整理步骤的前提是
已经整理过档案，
或者对档案整理有一定的了解。
所以，想着再来跟大家聊一聊
文书档案整理过程中
那些需要注意的事项，
先从保管期限说起。
在档案整理中，划分保管期限，相对来说，还是比较困难的，先来了解一下，保管期限是什么？
保管期限是指对档案划定的存留年限，主要是考查档案的价值。
它是根据各类文件的保存价值所确定的保存年限，一般分为永久、定期，定期一般分为30年和10年两个年限段。
你看，在文书档案整理过程中，划分保管期限，就是确定档案资料的价值，确定它要保存的年限，是永久保存，还是定期？是定期30年，还是定期10年？
而且“保管期限确定得正确与否，是衡量档案价值鉴定工作做得好坏、质量高低的主要标准。”
所以接下来就是看看什么样的档案材料是永久保存的，什么样的档案材料是需要保存30年，哪些又是保存10年的。
永久保管，指这部分档案要无限期地保存下去。
根据国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号令），里面有详细说哪些属于永久保存的。
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
有没有发现，我特别喜欢引用8号令的内容？
那是因为机关文件材料的归档范围和保管期限在这个文件里表述得特别清楚，是可以反反复复地看的。
总结一下，属于永久保存的材料，用一句话说就是：“凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，都属于永久保存。”
尤其是涉及个人、单位、国家各方面权益的所有档案，包括涉及本单位基本职能（尤其是主体业务）的具有代表性、重要性档案，都需要永久。
在兰台之家看到前国家档案局局长杨冬权有一篇关于档案鉴定的文章，里面有说道：
因为档案在历史上最为广泛、最大数量的利用，一是维护各方面权益，二是编史修志，所以说，要把涉及各方面权益的档案，涉及立档单位基本职能和主体业务重要事项的档案划定为永久，这样才能全面地反映立档单位的历史并突出地反映该单位的特点，为该单位主体业务、主营事业的发展提供更多参考和更好服务。
这就是说，在划分保管期限时，除了要考虑文件本身的价值以外，还需要衡量在工作中是否有利用价值，能否为以后的工作提供参考和凭证价值。
接下来，说一说，定期保管。
定期保管，在我的理解是，这部分的档案所保存的时间有一定的年限，比如说30年，或者说10年，有的专业档案，是50年或100年。
在机关文件归档中，定期通常是分为定期30年、定期10年。
定期30年的文件材料主要是指这部分档案反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作查考利用价值的文件材料。
定期10年的文件材料是指这部分档案在较短时间内对本机关有参考价值的文件材料。
同样，在8号令中，也列出了定期保管的文书档案的范围：
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本机关一般性事务管理文件材料;
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
看完这些规定，可能还是会有疑惑，到底如何进行保管期限的划分呢？
之前有看到过介绍如何保管期限划分的文章，说在实际工作中，常用的是"两分法"：
本单位产生的，重要的永久，一般的10年。
上级重要的30年，一般的10年，涉及本单位的重要的永久，一般的10年。
这个，如果还不是特别清楚，就来看下面的一段文字：
上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的重要文件永久；上级机关属于本机关主管业务需贯彻执行或查考的文件10年。
本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久；一般的保存30年或10年。
同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年；一般的保存10年。
还可以从收文、发文的角度出发：
收文：
收文中针对性文件，主送本单位的批复等文件，内容反映本单位人与事；涉及本单位的方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等属于永久保存。
上级主管下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等，非主要职能工作但需要贯彻执行的政策法规）等属于定期30年。
上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考文件等属于定期10年。
发文：
发文中属于本单位主要职能活动的重要文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料；本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报、重要创建活动文件材料等属于永久保存。
发文中本单位形成的比较重要的业务文件材料（如内部管理制度、奖励制度、业务操作规程等）属于定期30年。
发文中本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件属于定期10年。
其实，机关档案工作者在划分保管期限的时候，还需要把握一个原则：
区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保管期限尽量按照国家档案局8号令的规定来；
文件数量不多或基层单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。
关于档案整理中如何划分保管期限的，就说到这里了。这些内容，实际上可以说是一些理论知识的堆砌，但想要告诉大家的是，虽然是理论知识，但结合到实际工作中，就会变成有用的利器！相对来说，档案整理是一项主观性非常强的工作，同样一份文件放在不同的情景下，就可能会有不同的保管期限，所以就更需要档案工作者在划定保管期限的时候，多思考，多一些理论支撑，从长不从短。
