档案整理 | 档号编制

档号编制原则

2022年发布的《档号编制规则》（DA/T 13—2022）是规范档号编制的一项重要标准。该文件规定了档号的结构、编制原则和编制方法。适用于档案馆(室)编制档号。

1. 唯一性原则

档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。也就是说，一个档号只能对应一件文件，具有唯一性，不能岀现重复现象。

2. 一致性原则

档号结构应与馆(室)藏档案的整理分类体系保持一致。

3. 稳定性原则

档号一经确定，一般不应随意改变。对必须改变的档号，应在归档文件目录及所有相关检索工具、数据库中做出同步修改。改变档号时，还应注明原档号。

4. 扩充性原则

档号应预留递增容量,以便适应馆(室)藏档案扩充的需要。

5. 简单性原则

档号力求简短明了、减少代码差错,以提高处理效率。

6. 适用性原则

档号的编制宜适应不同的技术环境。

档号的结构

档号编制要求和方法

在项目位置上，全宗号、年度、机构或问题、保管期限4个项目在归档章的位置保持不变，原《规则》室编件号改为件号，馆编件号改为页数。在填写这些项目时，应严格按照各个项目在归档章上的位置进行，不可随意调换位置，以方便识读，便于档案的管理和利用。

需要说明的是，图3中加注括号的文字为提示性文字，是用来说明各编号项目在归档章中的位置，实际制作归档章时无须刻出，以减小归档章的大小，节省归档章占用的空间。其中标有“*”号的机构或问题项为选择项，不按机构（问题）分类的，归档章上相应位置直接留空即可。对于归档章的材质和外形，《规则》中没有加以规定，各单位可以方便使用为原则自主选择。

2. 盖章要求在纸质文件中，归档章需要逐件标识 在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归 档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。归档章不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等光面印刷文件材料，首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页，可在材料 内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。

在归档章填写上，全宗号、年度、保管期限、件号为必备项，按照本节档号编制规则的有关要求填写即可，但件号不足4位 的，不需补“0”。页数也是必备项，为归档文件中有字页面的数量，用阿拉伯数字标识。机构或问题为选择项，同样按照档号编制规则的有关要求填写（见图4）

不过，为了方便识读，便于手工管理，归档章保管期限也可以使用“永久” “30 年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。在全宗指南中，应将机构名称与相应简称加以对照说明。使用问题简称的，则可根据分类方案，直接填写“党群” “行政”“业务”等 （见图5）。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、耐久性好的签字笔等，也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限、机构（问题）等，有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖，以减少填写项目的工作量。