新手档案员如何整理档案？

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档案是在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。机关单位在履行工作职能，开展业务活动的过程中形成的各种记录，是档案的基础来源，将各部门形成的文件材料，收集好、规范好才能形成真正意义上的档案。作为新手档案员如何整理档案呢？

严格意义上来说，“整理档案”的说法并不准确，档案是具有保存价值的历史记录，整理的是未经归档的文件材料，运转完毕的文件材料经过规范化、系统化的整理，才能形成归档文件，也就是档案了。

本文针对文书档案的收集、整理、归档的过程进行简要概述。

开展收集工作，做到应收尽收

1.什么是文件材料？

机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。通俗的说，文件材料即“文件”和“材料”，正式行文的即“文件”，未正式行文的即“材料”。按照《党政机关公文格式》标准行文的为正式行文的文件，无文件头的报表、合同、协议、介绍信、花名册等为材料。

2.哪些文件材料需要归档？

（1）办理完毕的文件材料

①文件材料运转完毕，一般发文为文件发出即完成，收文为文件收到即完成；

②必备的签字、盖章手续完成；

（2）须是应保存的文件材料

要符合“8号令”的归档范围的要求，该存的存，不该存的不存。

3.收集工作有哪些要求？

（1）齐全完整，符合长久保管质量要求

①归档的文件材料要在种类、份数、页数等方面保持齐全完整；

②纸张、墨迹等制成材料要有利于长期保存，不变质，不脱落。

（2）归档的文件材料需要精炼准确，反映立档单位主要职能

不能“有文必档”，符合“8号令”归档范围。

（3）做好监督和指导工作

（4）及时移交应归档文件材料

①办公室把好发文关，凡签发文件做好发文登记、用印登记，并预归档；同时，收集好各种“非正式”的文件资料。

②单位领导、部门负责人、办公室、具办人员收到来文，运转完毕及时交由办公室预归档；

③调研、参观、培训等活动结束后，如需经费报账，需将相关材料上交后方可报账。

剔除不归档的文件材料

收集来的文件材料并不是每一份都需要归档,要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件（上级来文、复印件、打印件等）都要归档。需对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令），按照文件材料的不归档范围剔除不需要归档的文件材料。

1.机关文件材料的归档范围

（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。

2.机关文件材料的不归档范围

（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。

（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。

（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。

区分“年度”，按“年度”分类存放

文书档案是需要按年度进行分类整理的,如果本单位的档案有若干年没有进行过规范化整理了,那么首先要将各年度的文件材料分开归类,把同一个年度的文件材料放在一起。

整理的过程中注意以下几点：

（1）一般以文件形成日期来确定“年度”，文件形成日期一般指文件的落款时间；

（2）计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度；

（3）跨年度形成的会议材料归闭幕年；

（4）几份文件作为一件时（转发文）,“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。

鉴定保管期限，按保管期限分类存放

（1）文书档案分永久（Y）和定期（D）两种。其中定期，分为30年（D30）和10年（D10）。

（2）应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）的要求,结合各机关单位的工作实际,制订出一个科学、合理的符合本单位实际的归档范围和保管期限表，报本级档案行政部门审批，并以此为依据对归档文件划定正确的保管期限。

对归档文件的排列

1.正确认识“件”

归档文件一般以每份文件为一件。

①正文、附件为一件；

②文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；

③转发文与被转发文为一件；

④原件与复制件为一件；

⑤正本与翻译本为一件；

⑥中文本与外文本为一件；

⑦报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

⑧简报、周报等材料一期为一件；

⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

⑩来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

有文件处理单、发文稿纸、底稿的，文件处理单、发文稿纸、底稿与相关文件为一件。

2.“件”内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

3.归档文件之间先后顺序的原则

①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

②归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

③同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

④会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

4.归档文件之间先后顺序的建议方案

以县级某单位为例，归档文件排列的先后顺序

（1）本单位材料

1.1本单位会议记录（党组、委办局办公会议等）、会议纪要

1.2本单位红头文件

1.2.1有文号的，按发文机关代字，文件顺序号先后排列

如：县委全宗的，太〔20××〕1～N号、太发〔20××〕1～N号、办〔20××〕1～N号、太办发〔20××〕1～N号、太办秘〔20××〕1～N号……

县组织部全宗的，太组〔20××〕1～N号、太组字〔20××〕1～N号、太组通〔20××〕1～N号、太组干任〔20××〕1～N号、太组干退〔20××〕1～N号、太组干函〔20××〕1～N号

原则上，本单位发文字号按照重要程度进行排序，最重要的字号排在第一位，其他次之。

1.2.2无文号的，按文件文头和发文日期先后排列

（县级、市级、省级、部委、中央文件排列类似）

1.3本单位白头材料

如：计划、总结、审批、房产（合同、协议）、预算、人事调动（介绍信、函）、花名单（册）、采购（招标采购文件、合同、验收）、活动材料（党建、文明创建等）、报表（各种类型的月报、季报、年报）、上报材料等

按类型集中存放，按时间先后进行排列。

（2）本级材料（县）

2.1本级红头文件（县委、县政府、县委组织部、县其他单位）

2.2本级白头材料（县委、县政府、县委组织部、县其他单位）

（3）上级材料（市）

3.1红头文件（市委、市政府、市对口单位、市其他单位）

3.2白头材料（市委、市政府、市对口单位、市其他单位）

（4）上级材料（省）

4.1红头文件（省委、省政府、省对口单位、省其他单位）

4.2白头材料（省委、省政府、省对口单位、省其他单位）

（5）上级材料（中央）

5.1红头文件（国务院、部委对口单位、其他单位）

5.2白头材料（国务院、部委对口单位、其他单位）

编写页码

（1）以“件”为单位编制页码，即一件一个流水号；

（2）以有效内容的页面为档案页，逐页编制页码，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，且不压盖档案内容；

（3）编制的页码一般距离垂直或水平顶边1CM处；

（4）文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变，如有新增加页、减少页、重复页等情况，需要全部重新编制；

（5）书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响，一般采用硬度较小的铅笔编制；

（6）编页同时破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

加盖归档章，填写档号项

档号是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

档号章，是通过固定的印模，将档号的重要组成项在印模中予以体现。

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题），其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必填项。

1.档号章的填写要求

①依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章；

②一般，盖在每“件”的首页-上端-居中-空白处；

③要用红色印泥；

④要用碳素墨水的笔填写，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。

2.档号项的编制及填写要求

①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-2022编制。如×××县××局是J002，在归档章上如实填写J002，也可以直接刻在归档章上面。

②年度：用四位阿拉伯数字数填写归档年度，不得省略，如2002不得填为02。

③保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

④件号：是各单位将归档文件在分类体系的最低一级类目内的排列顺序号，要按归档文件排列好的顺序从“1”开始编起、标注，不得重号、漏号。

如采用：“年度—保管期限”（两级分类法），件号就是在同一年度内按3个保管期限分别编3个流水号。如：2010年×××局的归档文件的件号为

永久：1、2、3、4、5……n---(从1编到n)

30年：1、2、3、4、5……m---(从1编到m)

10年：1、2、3、4、5……p---(从1编到p)

如采用:“年度—机构（问题）—保管期限”（三级分类法）的单位，每年每个机构（问题）都要按3个保管期限分别编3个流水号。

⑤页号：本件档案的页数。

⑥机构（问题）是选择项，采用2级分类方案的单位不用填写，采用3级分类方案的单位，应严格按照制定好了的分类方案中的类目（机构或问题）名称准确填写，如果名称太长可采用通用规范的简称，不可滥用，要在分类方案中有注明。

以“件”为保管单位的文书档案，应依据档号顺序编制归档文件目录。目录编制应准确、详细，便于检索。

归档文件应逐件编目。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

（1）序号：填写归档文件顺序号。

（2）档号：档号按照相关规则编制，如文书档案档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“J015-WS·2010-Y-BGS-0001”。

（3）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

（4）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（5）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

（6）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

（7）密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

（8）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

（9）备注：注释文件需说明的情况。

编制档案目录推荐由系统生成进行编制，使用档案管理系统进行管理档案，通过著录目录数据，生成档案目录。

档案装订

归档文件一般以“件”为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。

1.装订前需进行必要的修整

（1）修裱破损纸张；

（2）复制字迹模糊或易退变的文件；

（3）超大纸张折叠；

（4）去除全部易锈蚀的金属物。

2.装订的方法

归档文件，宜采取线装法装订。

（1）页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订。

直角装订自归档文件上边、侧边各 2 cm 处入针，在上方环绕后再在侧面环绕（或在侧方环绕再在上方环绕），再在上方（或侧方）绕半圈后与入针线头打结。打结可以选择在上方（侧方），也可以选择在入针处。缝线与归档文件结合紧密的，也可以不打结，但入针、出针处应保留 1.5 cm 左右的线头。

（2）文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

三孔之间的距离，竖版文件以 8cm~10cm 为宜，横版文件以 6 cm~8cm 为宜。三孔与左侧边距不低于 1.5cm。穿线时，先将装订线对折，将两个绳头并齐后从文件材料的背面穿入中间孔洞，再将绳头分别向下穿入两边的孔中，并从由装订绳形成的圈中交叉穿过。用力拉紧两个绳头，使装订绳紧缚文件，再将两个绳头在中间孔处打结。三孔一线装订在打结后应保留 1.5 cm 左右的绳头，并在打结处用力压实。

直角装订

“三孔一线”装订

档案装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

1.装盒的具体要求

①不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；

②不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；

③分机构（问题）时,不同（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某些（问题）形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混装入其他档案盒,而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。

2.装盒时应注意以下问题

①档案盒应采用无酸纸制作。

②应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒（一般采用4CM文书档案），尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。有时某个类目的最后几件文件不够装满一个档案盒应选用厚度较薄的档案盒。

③档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内,只须按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后,顺次装入下一盒即可。

档案入库排架

归档文件整理完毕装盒后，要进行上架排列，上架排列方法应与分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架，排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。

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