新冠肺炎疫情之下，企业档案工作者的思考和行动

发布日期：2022-10-19 来源：武汉云典智能科技有限公司浏览次数：1184 字体: 小中大

疫情过后，可能会怎样？大家深呼一口气，取下口罩，欢呼雀跃，似乎一切都已结束。然而，对于一个档案人来说，却总担心这可能是一个新的开始，一个个风险点的开始。

也许，但不确定，但只要有一丝风险，作为档案人，我们都要做好准备，做好相关档案的收集。那么，可能会是什么样的经营风险呢？

一、合同纠纷问题

本次疫情对各行各业都产生了一些影响，从生产到施工，或多或少都会涉及一些，那么，由此衍生的合同纠纷问题也许会成为重要的风险点。

例如本约定好的施工节点没完成，甲方追究乙方责任了怎么办？例如劳动量核算问题，误工费谁来付谁来陪？例如约定的交房期完不成，客户索赔怎么办？例如防疫过程中，物资采购，人员安置费用谁来承担，甲方还是乙方等等。

二、操作合规问题

在防疫过程中，涉及一定费用支出，那么是否存在操作违规问题呢？物资使用是否有问题呢？防疫工作是否有落实？一切的问号都会在审计、纪检人的脑海里。疫情过后，相关单位，尤其央企也许会面临着专项审计检查工作。

三、记忆维护问题

本次疫情期间，有多少非典时的记忆被翻出。当一张张照片再次呈现在我们的面前时，是否觉得一切还历历在目。那这次疫情呢？若干年公司人员换了一大波，谁还会知道曾经我们有过这样的经历，有过一起团结抗疫的经历，有过一边抗疫一边抓生产的干劲。这不能用美好来形容但确实相当珍贵的记忆是否得到完整维护？若干年后一旦再发生这样的疫情，需要借鉴原有防疫方案时，是否还在呢？

这些风险点，随着疫情散去，会逐渐浮现出来。那么，如何规避这些风险点，作为档案人，我们不仅仅要做好“吹哨人”，更要做好本次疫情档案的保护者、管理者。

一、准确界定归档范围

对于特殊阶段特殊事项形成的文件归什么，这的确是档案人要认真思考的问题。如何去界定这个归档范围，是档案部门说了算，还是业务部门说了算？当然都不是。这个时候不能等着哪一个部门来提醒档案部门要归档，相反，档案部门应当主动作为，主动联合关联部门结合工作内容、上级要求、国家要求梳理归档范围。

每个单位的防疫工作情况不一样，归档范围应当结合公司工作实际去梳理，且要梳理得具体详细，避免泛泛而谈。例如金茂上海将防疫档案作为一个新增类目去管理，共设十一个二级类目：与疫情相关的上级发文、公司发文、疫情专题会纪要、疫情救助捐赠、疫情物资采购使用、疫情跟踪统计、疫情综合治理、疫情宣传报道以及与疫情相关的声像材料、实物材料和其他这几大类目。

二、及时开展交底培训

确定后的归档范围要及时组织交底培训，避免过成中的文件没得到安全保管及重视而引起丢失或破损。培训时的关联部门、关联人员要确保培训到位。培训不仅要培训归档范围，更要明确归档时间、归档质量等要求，培训质量要高，后期归档工作才会越顺利。疫情之下，越是艰难，越要做好交底培训工作。

三、适时开展过程跟踪

培训完毕并不意味着就可以等待归档，为了防止过程中文件丢失或者保管不完整，档案部门可主动作为，联合关联统筹部门协同开展过程跟踪与检查，根据工作实际查看相关文件形成完不完整、保管齐不齐全。预检工作越全面、发现问题越早，后面归档时就会越顺利，所以务必要认真落实过程跟踪机制。

四、推动规范移交归档

待疫情结束或者抗疫工作阶段性结束时，档案部门应第一时间组织开展收集归档工作，办理正式移交手续，对移交的文件要认真全面审核、鉴定，确保归档文件齐全、完整、准确、有效。

五、落实专项整理保管

对于疫情档案这一特殊阶段形成的特殊档案，建议作为一个专题进行整理保管，以件为单位进行整理，并将所有与之相关的档案集中在一个类目里。保管也要落实统一、集中要求，确保后期查找利用方便。

六、主动开展专项汇编

为精准记录本专题的特殊事项，档案部门应当从长远角度考虑，做好记忆的维护与传承，整理归档后应主动开展专题汇编，及时将疫情期间公司开展的相关事项集中梳理，汇编成专题供后人了解及利用，这不仅仅可以凸显出档案的价值，还可以凸显出档案人的主动作为。

作为档案人，我们要想他人之未想，做他人之未做。主动思考未来的风险点，结合目前有利条件提前做好所有关联档案的收集、整理与保管，为各项风险点的规避、解决提前奠定重要保障。

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