| 别再搞混了！电子档案≠数字化副本 |
| 发布日期：2026-09-29 来源：邯郸档案 浏览次数：656 字体: 小 中 大 |
在档案工作中，电子档案和数字化副本经常被混淆。二者虽然都是数字形态档案，但在形成来源、标准规范、法律效力、检测要求上有本质区别。厘清两者概念，是做好档案数字化、档案移交进馆工作的基础。 什么是电子档案？ 电子文件，是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。 档案，是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 简单来说，电子档案属于原生数字档案，由业务系统直接生成，不是扫描纸质原件得来。 法律效力：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。——《中华人民共和国档案法》 执行标准 • 《版式电子文件长期保存格式需求》DA/T 47-2009 • 《照片类电子档案元数据方案》DA/T 54-2014 • 《录音录像类电子档案元数据方案》DA/T 63-2017 • 《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016 工作要求 1. 同一业务活动形成电子文件要齐全完整，正本、定稿、附件、处理单全部留存； 2. 工程类文件连同模型图、物料清单、变更通知等组件完整收集； 3. 声像档案完整还原场景；网页、邮件要保留原始版面； 4. 不能转换为通用格式的特殊文件，同步收集配套软件、技术手册。 什么是数字化副本？ 副本，是再现正本内容和形式特征的复本，主要用于备存查考。 纸质档案数字化，就是采用扫描仪等设备对纸质档案加工，转换成数字图像，建立目录数据与图像关联关系的过程。模拟录音录像、实物档案经过模数转换、扫描拍摄得到的数字文件，都属于数字化副本。 ⚠关键点：数字化副本是实体档案二次加工产物，数字只是复本，纸质、实物原件仍然必须保管，不能销毁原件。 执行标准 • 《纸质档案数字化规范》DA/T 31-2017 • 《纸质档案数字复制件光学字符识别OCR工作规范》DA/T 77-2019 • 《录音录像档案管理规范》DA/T 78-2019 • 《实物档案数字化规范》DA/T 89-2022 工作要求 1. 忠于档案原件原貌，最大限度还原档案原始样貌； 2. 完整采集项目背景、软硬件环境等元数据，元数据符合ISO/TR 13028； 3. 落实各环节安全管控，涉密档案严格按照涉密档案管理要求加工。
法规要点摘录 电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。——《中华人民共和国档案法》 档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以复制件代替原件。数字、缩微以及其他复制形式的档案复制件，载有档案保管单位签章标识的，具有与档案原件同等的效力。——《中华人民共和国档案法实施条例》 已经印刷、复印、缩微、翻拍及数字化等复制处理的档案，国家档案馆应当使用复制件代替原件提供利用。——《国家档案馆档案开放办法》 分清电子档案与数字化副本，选对标准、管好格式、完善元数据，守住档案真实、完整、可用、安全的底线。
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