【档案知识】实体档案进馆的工作流程

发布日期：2026-02-01 来源：武汉云典智能科技有限公司作者：办公室浏览次数：1619 字体: 小中大

进馆档案要求

（一）质量要求

文书档案的整理要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（8号令）、档案著录规则、归档文件整理规则、纸质档案数字化规范等有关标准要求进行规范化整理。

（二）检索要求

应编制和配备相应的检索工具，主要包括全宗指南、机读目录、簿式目录等。

按照《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012)，全宗指南为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

文书档案按“卷”整理的，编制案卷目录和全引目录三套，移交进馆两套；按“件”整理的，编制归档文件目录四套，一套随档案放至档案盒内，两套移交进馆，另一套单位备存。

（三）验收进馆档案质量时应报送的相关材料

（1）机读目录数据

（2）纸质档案数字化原文图像数据

（3）档案整理方案

（4）归档范围及保管期限表

（5）全宗指南

（6）组织机构沿革

（7）大事记

（9）交接文据

档案移交进馆工作流程

1.预约。市档案馆档案编研宣传科根据各进馆单位预约情况，制作《进馆档案检查验收计划》。

2.验收。市档案馆档案编研宣传科根据《进馆档案检查验收计划》，对各单位的进馆纸质档案进行检查验收，反馈存在问题，出具《纸质档案检查验收存在问题清单》，交由进馆单位进行整改。整改完毕再次进行检查验收，直至验收合格。验收合格后，检查验收人员在《纸质档案交接文据》上签字，进馆单位将电子档案送交编研宣传科检查验收。

3.交接。进馆单位将签好字的档案馆纸质档案交接文据、档案馆电子档案交接文据、涉密档案移交目录（各一式三份）、检索工具及各类进馆材料送交档案编研宣传科，经双方清点核对无误后，市档案馆与移交单位办理档案进馆交接手续，完成档案进馆工作。

4.后续。办公室负责进馆档案的消毒、入库、上架等工作。

档案进馆注意事项

（一）进馆单位的纸质档案和电子档案均检查合格后，方可办理档案进馆移交手续。

（二）进馆单位应将同一年度形成的文书档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等各门类档案一并收集归档，分别整理合格后，同步移交进馆。

（三）同一年度形成的涉密文件整理时应单独组卷或装盒。

（四）做好移交档案的解密划控和信息公开说明工作。在档案达到进馆期限移交各级国家综合档案馆前，按照“谁定密、谁解密”的原则，各进馆单位档案部门应及时组织相关部门对应进馆涉密档案逐份进行档案秘密变更和解密清理工作，编制涉密档案移交目录，以书面公函形式通知同级综合档案馆。未进行解密划控与信息公开说明的档案不予进馆。

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