在档案管理工作中，全宗指南、基础数字汇编、大事记和组织沿革的编制是重要的组成部分。这些工作不仅有助于全面了解档案资源的构成和价值，还能为各项工作提供有力的信息支持。

01、全宗指南的编制

（一）结构与内容

全宗指南由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

全宗指南名称：由全宗号、全宗构成者的名称（全称或通用简称）、“全宗指南”、起止时间构成。全宗构成者名称按全称书写，通用简称写在全称后面圆括号内，对于中华人民共和国成立前形成的档案全宗，名称后应加圆括号注明政权名称限定词。起止时间涉及全宗构成者和其档案形成的时间跨度，一般采用公元纪年，用“～”连接起止年份，必要时可使用其他纪年方式并注明。

全宗来源简况：依时间变化记录和反映全宗来源背景，包括全宗构成者形成和职能、所有曾用名称、全宗管理机构和全宗档案数量、全宗档案收集等数量情况。对于个人全宗，需登记个人姓名、别名、生卒年月日等个人信息及全宗档案收集等情况。

档案内容与成份介绍：一般使用综合概括的方法，介绍反映全宗构成者基本职能和主要活动、各阶段中心工作或特殊工作形成的档案，具有重要历史价值和地方特色的档案，涉及知名人物的档案以及馆藏年代久远和特殊载体的档案等。介绍时按全宗内档案实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动内容，并列举文种名称。对于需要专门说明的档案，要指明名称、责任者和形成时间，列出检索要素并单独介绍内容。一般性文件不引用原文，特殊性文件引用原文需符合相关条件和原则。与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时简要交代。人物全宗按活动特点结合档案材料实际情况介绍相关内容。未开放和涉密档案按规定注明相关情况，非纸质档案简介其种类、特色和数量。

检索查阅注意事项：包括可使用的检索工具和已编制参考资料名称、机读目录和手工检索工具条目数量、纸质档案数字化副本等相关数量及占比情况，以及档案的完整和完好程度、分类与整理方法、利用价值及鉴定情况、保管期限种类及数量、向社会开放情况、全宗指南完成时间和编制者情况等查阅注意事项。

（二）编制要点

全宗来源简况部分要确保信息准确、完整，尤其是全宗构成者的职能、名称变更等关键信息，这对于理解全宗档案的形成背景至关重要。

档案内容与成份介绍需深入了解全宗内档案情况，准确概括，突出重点，使利用者能快速把握全宗档案的核心价值。在列举文种名称时，要详细且具有代表性。

检索查阅注意事项的编写要全面且细致，为利用者提供清晰、明确的指引，方便其快速找到所需档案信息并了解档案的利用条件。

在档案内容与成份介绍中，突出反映企业核心业务如产品研发、市场拓展等方面的档案，以及在企业发展关键节点形成的重要决策文件等。检索查阅注意事项中，明确告知利用者企业档案的分类体系基于业务板块划分，以及不同密级档案的查阅流程等。

02、基础数字汇编编制

（一）汇编内容

综合性的数据汇编：可反映多方面情况。对于一个地区，涵盖自然环境、行政区划、人口、土地、农业等。对于一个单位，包括党、政、工、团及各职能部门的分项统计数据汇总编辑，如人员编制、财务收支、业务成果等方面的数据。

专题性的数据汇编：包含历年来反映某个专题性内容的统计数据汇编，如企业的历年产品销售数据汇编、学校的历年招生录取数据汇编等。

（二）结构与编排

前言：说明汇编的目的、依据、对象、范围。

目录：将分项统计项目名称编成目录，方便查阅，如财务类的收入、支出、利润等项目分别列出。

正文：统计数据汇总，先排分项目统计数据，可用表格形式呈现，清晰直观，如企业各部门年度人员编制情况表。再排各分项目统计数据分析、综合的统计表和统计分析的文字说明，如对企业年度利润增长趋势的分析说明。

说明：对有关特别主要数据进行注释或对有增、删情况的说明，

编排：按前言、目录、正文、后记依次排列。正文部分先分项目统计数据，再进行分析和综合统计及文字说明，并根据内容分成章节，依次编出目录置于前言之后。

（三）编制要求

数据来源要可靠，必须基于准确的档案资料，确保数据的真实性和权威性。

汇编过程要认真负责，数据集中完整、准确无误，对数据进行仔细核对和审查。

类项规范系统，符合逻辑，按照合理的分类体系对数据进行编排，方便利用者进行对比和分析。

形式灵活多样，除表格外，可适当运用图表等形式辅助展示数据，增强可读性。

以某学校基础数字汇编为例，前言中阐述为了更好地评估学校教学质量和管理成效进行数据汇编。目录中列出招生、教学成果、师资队伍等项目。正文中通过表格呈现历年招生人数、各专业录取分数线，以及教师学历、职称结构等数据，并配有对教学成果增长趋势等的分析文字。说明部分对个别年度招生政策调整导致数据波动进行解释。

03、大事记的编制

（一）分类与内容

分类：根据制文机构职权范围不同，可分为世界大事记、全国大事记、地区大事记、部门大事记、单位大事记等；根据制文机构性质不同，可分为党政组织大事记、国家行政机关大事记、社会团体大事记、企业或事业单位大事记等；根据记载内容、性质不同，可分为综合性大事记、专题性大事记；根据时间跨度不同，可分为古今大事记、断代大事记、年度大事记、季度大事记、每月大事记、每旬大事记、每周大事记、每日大事记等。

内容：事件包括重要工作活动和重大事件，具体涵盖党和国家方针政策贯彻执行中的重大反响和问题；机构设置、体制变动、重要人事调动等组织变动情况；重要会议和活动（包括内务和外事）；上级到本地区、部门的重大活动及决策指示；本地区、部门的重要工作或重大事件等。记录范围分为大事、要事和日常重要工作或活动。大事、要事如人事变动（主要领导人任免、重要人员奖励处分等）、组织变动（机构成立撤销合并、名称职权变更等）、其他重大事件（社会动态、事故、自然灾害等）。日常重要工作或活动包括上级对本级重要领导工作活动（指示、视察等）、本级重要领导工作活动（文件发布、决策事项、重要会议等）、其他工作和活动（主要工作成就、重大失误及处理等）。

（二）格式与写法

格式：由标题和主体两部分组成。标题有多种形式，如由制文单位、事由和文种构成（《中国医学大事记》）；由制文单位和文种构成（《××人民政府大事记》）；由事由和文种构成（《解放以后中国科技发展大事记》）；由制文单位、时间和文种构成（《××市人民政府八月份大事记》）等。主体一般由时间和事件两部分组成，时间按年、月、日顺序依次排列，每件大事年、月、日齐备，对时间不确切的事件尽力考证，大事记条款严格按大事发生先后顺序排列，先排确切日期大事，后排接近准确日期大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。

写法：每事一条，每条一记，要求准确无误、择大事而摘其要，有大事则记，无大事则不记。

（三）编制要点

准确把握大事、要事的界定标准，确保记录的事件具有重要性和代表性，避免记录琐碎小事。

对事件的描述要简洁明了，突出关键信息，如事件的起因、经过和结果的核心要点。

注重时间顺序的严格性，保证大事记的逻辑性和连贯性，便于利用者梳理事件发展脉络。

04、组织沿革的编制

（一）种类与内容

机关组织沿革：记载一个机关、单位的工作、生产发展及内部组织和人员的演变情况。

地区组织沿革：记载一个地区内所属党、政、群各级组织的设置，行政区划、人口、物产、建制沿革的发展变化。

专业系统组织沿革：记载一个专业系统内所属组织的设置和变化，如教育系统内学校的设立、合并等情况。

内容：包括机关或地区、系统的历史概况，行政区划和建制变更情况，机关名称改变、地址迁移，成立、合并以及撤销时间，职权范围、隶属关系、领导人的任免，编制发展情况，内部组织机构的设置变化情况。

（二）体例形式

编年法：按年代顺序逐年列出机关的机构设置与人员任免等情况。优点是能清晰反映组织机构产生、发展变化的脉络，符合时间性要求；缺点是机关机构和人员稳定时易重复，且分散了机关整体变化情况。适用于组织机构常有变化的机关。

系列法：以组织机构为主线，将每个机构及主要领导成员的变化作为一个系列编写。优点是能清楚反映机关整个组织体系和每个机构及主要领导成员变化的历史线索；缺点是机构变化频繁时系列繁多不够清晰，机构建立时间久则系列长。适用于组织机构相对稳定、变化不大的机关。

阶段法：根据机关自身的重大变革划分为若干阶段，在每个阶段内划分为若干系列进行编写。符合党政机关发展的阶段性和阶段内相对稳定的特点，能完整反映机关内部机构、人员编制、领导成员以及主要职能、隶属关系的沿革等历史线索。

（三）编制要求

内容要全面、准确，涵盖组织发展的各个关键方面，确保信息的完整性和可靠性。

可采用文字叙述或图表形式，最好图文并茂，对历史沿革、主要职能任务等用文字叙述，机构人员变化用图表，使内容更直观易懂。

力求篇幅少、条理清，便于阅读和利用，避免冗长复杂的表述。

全宗指南、基础数字汇编、大事记和组织沿革的编制在档案管理工作中具有不可替代的作用。它们从不同角度对档案资源进行梳理和呈现，为档案的有效利用、历史研究、决策制定等提供了丰富、准确的信息支持，是档案管理工作者需要精心打造的重要成果。

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