一、组件

1.确定组件范围：以一份完整的文件为一个单元，每份单元需包含正文、附件（如批复、说明、附图等）、定稿、签发稿、修改稿（重要文件留存），确保单元内文件完整无缺。

2.区分文件单元：同一事项、不同环节形成的文件，若为独立成文、独立流转，需分别作为单独单元（如请示与批复，分别组件）；重复文件、作废文件不单独组件，纳入后续筛选处理。

3.组件归集要求：将归集后的每份文件单元单独放置，标注临时标识（如序号1、2），避免不同单元文件混淆，确保后续每一步整理都围绕“单份单元”开展。

二、修整

1.破损修复：对纸张破损、撕裂的文件，用档案专用修复纸、胶水进行粘贴修复，修复时遵循“最小干预”原则，不破坏文件原有字迹、图案；对字迹模糊、褪色的文件，可进行复印备份（标注“复印件，与原件一致”），原件与复印件一并留存。

2.形态规范：对折皱、卷曲的文件，轻轻抚平，避免用力拉扯导致纸张破损；对超出标准规格（如A4）的文件，按A4尺寸折叠整齐，折叠时确保文件标题、编号外露，便于查看；对小于A4的文件，粘贴在A4档案专用衬纸上，衬纸边缘与文件对齐，不遮挡文件内容。

3.禁忌要求：严禁使用易生锈、易腐蚀的金属物品（如订书钉、回形针）固定文件；严禁在文件原件上随意涂改、批注（如需标注，另附便签）；涉密文件修整需在涉密场所进行，严防泄密。

三、编页

1.编页范围：每份文件单元（正文、附件、定稿等）均需统一编页，从正文首页开始，依次标注页码，附件、定稿跟随正文连续编页（如正文3页，附件2页，页码标注为1-5）。

2.编页规范：使用黑色铅笔或档案专用笔，页码标注在文件每页右上角（距页边1.5厘米处），书写工整、清晰，不得涂改；空白页（无内容页）不编页，若为文件必备空白页（如结尾落款空白页），需标注“空白页”，不编页码。

3.特殊情况处理：双面打印/书写的文件，正、反面均编页（正面右上角、反面左上角）；粘贴在衬纸上的小尺寸文件，按衬纸页码统一编页，不单独为小文件编页；涉密文件编页需标注“涉密”字样，与页码一并标注。

四、分类排列

1.分类标准：优先采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法（适配多数单位）。

① 按年度分类：按文件形成的公历年度划分（如2024年、2025年），跨年度文件按办结年度分类；

② 按机构（问题）分类：按文件形成的部门（如办公室、业务科），或文件涉及的核心问题（如人事、财务、业务）划分；

③ 按保管期限分类：按文件价值划分为永久、定期30年、定期10年三类（后续档号编制将详细说明）。

2.排列顺序：同一类别、同一保管期限内的文件，按“形成时间先后”排列；同一事项的系列文件（如请示—批复、通知—回执），按“办理流程顺序”排列（请示在前、批复在后，通知在前、回执在后）；会议文件按“会议议程、会议纪要、会议材料”的顺序排列。

3.操作要点：分类排列时，做好临时标识，标注每类文件的类别、保管期限，避免错放、混放；对难以界定类别的文件，结合文件内容、形成背景，明确归类依据，做好标注备查。

五、档号编制

1. 档号编制：

① 档号格式：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码- 机构代码-件号；

② 各部分含义：全宗号（单位档案全宗的唯一编号，由档案管理部门统一分配）；年度（文件形成年度，如2025）；机构（问题）代码（如办公室代码“BGS”、机关党委代码“JDW”）；保管期限代码（永久“Y”、30年“D30”、10年“D10”）；件号（同一类别、同一保管期限内文件的顺序号，从1开始递增）；

③ 示例：全宗号0001、2025年、办公室、定期30年保管、第5件，档号为“0001-WS·2025-D30-BGS-0005”。

2. 归档章填写：

① 归档章位置：粘贴在每份文件单元首页右上角（距页边1.5厘米处，避开页码），使用档案专用归档章（或打印填写）；

② 填写内容：需包含档号、全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号、页数等核心信息，填写工整、清晰，不得涂改；

③ 注意事项：涉密文件的归档章，需额外标注“涉密”字样；归档章填写后，核对档号与文件分类、件号是否一致，确保无错号、重号。

六、编目

1. 文件内目录编制：

① 编制范围：每份文件单元单独编制内目录，标注该单元内所有页面的内容摘要、页码；

② 内目录内容：包含序号、页码、内容摘要、备注，内容摘要需简洁明了，反映页面核心内容（如“正文：关于XX工作的通知”“附件：XX报表”），备注标注特殊情况（如“复印件”“修复页”）；

③ 编制要求：内目录放置在文件单元首页之前，与文件一并装订，书写工整，页码与文件页码对应一致。

2. 归档文件整理说明：

① 核心用途：说明本次档案整理的基本情况，便于后续查阅、交接；

② 说明内容：包含整理依据（如《档案法》）、整理范围、分类方法、保管期限划分标准、档号编制规则、整理数量，以及整理过程中遇到的特殊问题及处理方法；

③ 编制要求：整理说明单独成册，放置在本次整理档案的最前面，标注“归档文件整理说明”及整理日期、整理人。

3. 填写归档文件目录封面：

① 封面内容：包含全宗名称、整理年度、机构（问题）、保管期限、目录份数、整理人、审核人、整理日期；

② 填写要求：封面需使用档案专用封面纸，填写工整、清晰，全宗名称、整理年度等信息与文件分类、档号一致；审核人需对目录内容进行审核，签字确认，确保目录信息准确无误。

七、装订

1.装订前准备：将每份文件单元（内目录在前、正文及附件在后）整理整齐，对齐左上角，检查页码、内目录是否完整、对应，确认无缺页、错页后，准备装订材料。

2.选择装订方式：优先采用档案专用装订方式。禁忌：严禁使用订书钉、回形针、大头针等金属装订材料，避免腐蚀文件、影响长期保管。

3.装订操作要求：装订时，装订线距离文件左上角1.5-2厘米，确保牢固、平整，不压字、不损页，不遮挡页码、归档章；装订后，检查文件是否整齐、无松动，页码是否外露、可查，对松动、不平整的文件重新装订。

八、装盒上架

1. 填写档案盒信息：

① 选择档案盒：根据文件尺寸（优先A4）、数量，选择规格匹配的档案盒（档案专用硬壳盒），永久保管文件选用耐久性更强的档案盒；

② 填写盒面信息：盒面标注全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号、盒号，信息与文件档号、分类一致，填写工整、清晰；

③ 填写盒脊信息：盒脊标注全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号，便于档案柜存放时查看（盒脊朝向外侧）。

2. 填写备考表信息：

① 备考表放置：备考表放置在每个档案盒的最底部，用于说明盒内文件的基本情况；

② 备考表内容：包含盒内文件总数、页数、起止件号、缺失文件说明、修复文件说明、整理人、审核人、归档日期；

③ 填写要求：备考表填写完整、真实，若盒内文件无特殊情况，备注“无特殊情况”，审核人签字确认，确保盒内文件信息准确。

3. 排序上架：

① 排序规则：档案盒按“年度—机构（问题）—保管期限”的顺序排列，同一保管期限内，按盒号从小到大排序；

② 上架要求：将填写完整的档案盒放入档案柜，摆放整齐，档案柜标注类别、保管期限标识，便于查找；涉密文件需放入专用涉密档案柜，做好保密标识，严禁随意摆放；

③ 后续管理：上架后，填写《档案上架登记表》，标注档案盒位置、数量，便于后续交接、查阅、清点。

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